Juhui, es ist wieder Strategie-Saison! Abstrakte Gedanken werden auf Powerpoint Präsentationen und Papers festgehalten. Diese Art von Darstellung ist in der VUCA-Ära einfach nicht mehr zeitgemäss. Es ist Zeit für eine praktischere, flexiblere Darstellungsmöglichkeit von Strategie und Massnahmen. Vor allem eine, die jederzeit neu justiert werden kann. Die Lösung heisst «Denkplan».

Kennen Sie das? Workshops und Pinnwände voller Post Its. Trendkarten und Marktanalysen. Wachstumsprognosen und Umsatzplanung. Handlungsfelder werden mit Initiativen erschlossen und Projektportfolios sortiert. Alle Kadermitarbeitenden sind wochenlang mit der Abstimmung beschäftigt. Für die Geschäftsleitung gibt es eine Powerpoint Präsentation. Nun ist sie endlich da, die neue Strategie. Die lange Version hat zweihundert Seiten. Für den Verwaltungsrat gibt es zwanzig. Mit Stolz wird das Werk am jährlichen Kick-off den Mitarbeitenden präsentiert.

 

Jetzt bekommen die Abteilungen den Auftrag, die Strategie für sich herunterzubrechen. Schliesslich soll auch jeder Mitarbeitende in seinen Jahreszielen einen Beitrag zur Strategie leisten. Aus der Präsentation für den Verwaltungsrat wird also plötzlich ernst. Oder besser: Frust.

Das «Herunterbrechen» funktioniert nicht. Die Strategie bleibt oft ein abstrakter Papiertiger. Die Mitarbeitenden sehen den Bezug zum Alltag nicht. Aktuelle Entwicklungen am Markt überholen die strategischen Erkenntnisse und lassen den grossen Plan unwirklich und abgehoben erscheinen.

 

Wir glauben, dass strategische Planung keine Trockenübung ist. Strategie muss leben. Wir sind überzeugt, dass ein gemeinsames Strategieverständnis unheimlich viel Nutzen bringt. Die Zutaten für das Erfolgsrezept sind Transparenz, Prioritäten und Fokus. Wir haben in den letzten Monaten «Denkplan» entwickelt. Eine Methodik zur dynamischen Verbindung von Strategie, Planung und Aktion. Drei Ebenen respektive Karten, die die einzelnen Schritte verdeutlichen. Damit schaffen Sie das Rückgrat für ein agiles Unternehmen. Visuell, greifbar, praktisch und sichtbar für alle Beteiligten.

 

Schritt 1: Transparenz schaffen

Strategie ist ein umfassender Schlachtplan der Unternehmung für die nächsten zwei bis drei Jahre. Wenn der Plan zweihundert Seiten umfasst und die Schriftgrösse irgendwo zwischen vier und zehn variiert, dann ist das kein Plan, sondern ein Buch.

Machen sie den Plan sichtbar, indem Sie Ihr Unternehmen kartografieren. Daraus ergibt sich eine Strategie-Landkarte, die physisch so fassbar ist, dass Sie die Karte als grosse Plakat aufhängen können oder in gefalteter Form in ihr Notizbuch stecken können.

Auf der Strategiekarte sind die relevanten fünf bis zehn Handlungsfelder aufgeführt.

Das coole daran? Sie können die Karte ständig nachführen, mit Prozessen ergänzen, den Status der einzelnen Kartenelemente neu beurteilen und diese auf grün oder rot setzen. Daran können sich übrigens auch die Mitarbeitenden beteiligen. Je nach Unternehmen gibt es zwei- bis dreimal im Jahr eine aktualisierte Karte für alle.

 

Schritt 2: Prioritäten setzen

Aus der Karte ergeben sich die Wege für das Unternehmen. Diese Wege nennt man auch Handlungsfelder. Jede Strategie hat fünf bis sieben Stossrichtungen. Diese Stossrichtungen nehmen wir jetzt in Angriff. Wir übertragen sie auf eine sogenannte Portfolio-Karte. In etwas so, wie wenn wir jeden Weg, den wir begehen wollen, separat als Marschtabelle aufführen.

Das heisst: Zu jedem Handlungsfeld schreiben wir alles auf, was zu tun ist. Jedes strategische Handlungsfeld hat also verschiedenste Teilfelder. Wir sind dann auf der nächsten Detaillierungsebene, also auf Ebene «Vorhaben, Initiative oder Projekt». Bei jedem Handlungsfeld haben wir jetzt fünf, zehn oder sogar mehr Aktionen. Diese sortieren wir: Welche Initiative wollen und können wir in den nächsten drei Monaten erledigen? Welche erst in den nächsten sechs oder zwölf Monaten? Weil wir alle Handlungsfelder nebeneinander haben, sehen wir die ganze Menge an Initiativen auf einen Blick. So können wir uns ein Bild davon machen, was das Unternehmen in den nächsten drei Monaten alles zu erledigen hat.

 

Schritt 3: Fokus einstellen

Jetzt gehen wir noch eine Ebene tiefer und nehmen uns alle Initiativen der nächsten drei Monate vor. Diese nutzen wir für unsere dritte Karte. Diese funktioniert wie ein Kanban Board. Es ist quasi die erste Etappe der Strategieumsetzung. Der erste Wegabschnitt. Alle Initiativen durchlaufen dabei die gleichen Stationen. Diese Stationen heissen zum Beispiel «Warteraum» oder «Vorbereitung», «In Umsetzung» oder «In Abnahme» und «Erledigt» oder «Abgeschlossen». Für jede Station sind Kriterien definiert. Das heisst, es ist für alle klar, welche Kriterien erfüllt sein müssen um eine Initiative von «Vorbereitung» nach «Umsetzung» zu verschieben. Gleichzeitig legen wir fest, wie viele Initiativen innerhalb des gleichen Wegabschnittes sein dürfen. Damit verhindern wir, dass wir im Unternehmen zu viele Dinge auf einmal anpacken. Denn sind es zu viele, gibt es es einen Stau und der Durchfluss kommt ins Stocken.

 

Erfolgsfaktor Agilität

Die drei beschriebenen Karten leben. Wir machen nicht einmal im Jahr oder alle zwei Jahre eine «Strategieübung», die dann als Powerpoint Präsentation in den ewigen Jagdgründen der Dateiablage verschwindet. Wir haben eine Strategiekarte, eine Portfoliokarte und ein Kanban Board. Diese interagieren. Sie leben. Taucht also bei der Umsetzung auf dem Kanban Board ein neues Thema auf, kann das Auswirkungen haben auf das Portfolio und damit auf die strategischen Handlungsfelder. Das wiederum kann bewirken, dass die strategische Landkarte angepasst werden muss, weil etwas neues «entdeckt» wurde, das nicht richtig kartografiert war. Diese Interaktionen können natürlich auch durch äussere Faktoren beeinflusst werden. Wenn in einem Handelsunternehmen Währungsschwankungen plötzlich die Strategie in Frage stellen, dann kann diese flexibel angepasst werden.

 

Erfolgsfaktor «analog»

Wir arbeiten bei diesem Prozess mit drei physischen Karten. Diese sind sichtbar und zugänglich für alle Beteiligten. Strategie ist kein Buch mit sieben Siegeln. Wir wissen alle, wo das Unternehmen steht und womit es sich beschäftigt.

Selbstverständlich wird «Denkplan» auch mit digitalen Werkzeugen begleitet. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn nicht alle Mitarbeitenden im gleichen Gebäude arbeiten.

 

Der Weg ist das Ziel

In einer sich mit dramatischer Geschwindigkeit verändernden Welt müssen Unternehmen bereit sein, ihre Ziele permanent zu prüfen. Anpassungsfähigkeit ist gefragt. Umsetzungstempo. Dafür brauche ich als Chef oder Vorgesetzter Mitarbeitende, die selbständig arbeiten können und denen ich vertrauen kann. Das bedeutet, dass ich sie für voll nehme und sie Teil der Planung werden. Sie sind oft näher am Kunden oder näher am Puls des Marktes. Als Unternehmer habe ich vielleicht mehr Weitblick. Die Kombination von beiden macht den Erfolg der Zukunft. Machen Sie sich auf den Weg. Wir haben den «Denkplan» dazu.

Gerne helfen wir (Link Team) Ihnen dabei, die Strategie Ihres Unternehmens samt Handlungsfeldern und Aktionsplan auf den Karten festzuhalten und ins Umsetzen kommen. So bleiben Sie agil und fit für die Zukunft.

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